Archivos universitarios, clave para preservar el patrimonio documental

MÉRIDA, Yuc., 28 de septiembre de 2026.- Con reflexiones en torno a los retos que enfrentan las instituciones de educación superior para construir una verdadera cultura archivística y preservar su patrimonio documental, se llevó a cabo el primer día de actividades del Coloquio Días de Archivo 2026, “El archivo que imaginamos y el archivo que necesitamos: ideas administrativas, cultura archivística y tecnologías en la formación de un archivo universitario”.

Como parte de la jornada, el Br. Héctor Eduardo Ordóñez Tejera, del Archivo General Universitario de la UADY, presentó la ponencia “Los planos como patrimonio documental: experiencia de identificación y registro de la colección de planos del Archivo General Universitario de la Universidad Autónoma de Yucatán”.

El estudiante de la Licenciatura en Arquitectura compartió los avances de un proyecto de servicio social enfocado en la identificación, registro y descripción de esta colección, integrada por 2 mil 632 elementos entre planos y otros documentos impresos, distribuidos en 632 rollos. El acervo reúne planos arquitectónicos, estructurales y de instalaciones, correspondientes a distintas facultades, escuelas, edificios administrativos, unidades deportivas y centros de investigación de la Universidad.

Ordóñez Tejera explicó que el proyecto contempla tres fases: reconocimiento, integración y descripción. Hasta el momento se ha realizado la identificación y codificación de los rollos, el registro de información sobre su contenido y estado de conservación, así como su reorganización de acuerdo con las facultades e instancias universitarias a las que corresponden.

Destacó que estos planos constituyen patrimonio documental y representan evidencia de las actividades académicas, administrativas y de planeación de la UADY, por lo que su organización y descripción contribuirán a su conservación y consulta futura.

Por su parte, el Mtro. Joed Amílcar Peña Alcocer, de la Universidad de Oriente, presentó la ponencia “El archivo que imaginamos y el archivo que necesitamos: ideas administrativas, cultura archivística y tecnologías en la formación de un archivo universitario”, en la que compartió la experiencia inicial de su institución para la construcción de un archivo universitario.

Explicó que uno de los principales desafíos consiste en transformar la cultura administrativa que suele considerar al archivo como un espacio para almacenar documentos y liberar oficinas, cuando en realidad requiere procesos de organización, clasificación, registro y custodia.

Destacó además la relación entre los archivos, la transparencia y la rendición de cuentas, al señalar que los documentos constituyen evidencia de los procesos de toma de decisiones de las instituciones públicas.

El especialista también planteó la necesidad de sensibilizar y formar al personal para generar una cultura archivística, y llamó a reflexionar sobre el uso de tecnologías como la digitalización y la inteligencia artificial. Señaló que estas herramientas pueden apoyar los procesos de gestión documental, pero requieren conocimientos y criterios que permitan validar los resultados y evitar delegar decisiones intelectuales sustantivas.

De esta manera, el primer día de actividades reunió reflexiones y experiencias concretas en torno a la construcción de una cultura archivística y a la preservación de los documentos que forman parte de la memoria y patrimonio de las instituciones universitarias. El coloquio continúa este martes 29, para mayor información redes sociales oficiales de la UADY.